E003 : La Vraie Menace pour votre IT n'est pas un Virus, mais un Fichier Excel

Alan: La plupart des dirigeants de PME ne l'admettent pas, mais leur

plus grande peur est une panne informatique soudaine qui paralyse tout.

Et si je te disais aujourd'hui qu'ils se trompent complètement de menace.

Et si cette plus grande menace?

Pour ton SI n'était pas un virus ou une panne matérielle, mais

simplement un tableur Excel.

Je t'explique pourquoi ignorer les murmures de ton organisation te

mènent tout droit à la catastrophe.

Aujourd'hui, dans cet épisode numéro trois, je casse une idée reçue.

On va voir que les vrais désastres informatiques sont précédés de

signaux faibles que tu ignores.

Je vais te montrer comment les détecter.

Un outil pour faire la collecte.

Et aussi les risques que tu prends à ne pas faire attention à ces éléments et

ne pas résoudre ces problèmes profonds.

Je sais que tu cours partout.

Que dans ton quotidien tu es un des feux tu rencontres des clients, tu fais des

ventes et tu cours tu cours tu cours!

L'urgence passe toujours avant l'important.

Peut être qu'un jour je ferai un épisode sur la délégation, mais

aujourd'hui ce n'est pas le sujet.

Je t'avais promis qu'on allait parler de signaux faibles et on va en parler.

Tu te dis que tant que ça fonctionne à peu près, il n'y a pas de problème.

C'est là où on commence à sentir les signaux faibles.

C'est ce à peu près et c'est une erreur de jugement que beaucoup de

dirigeants de PME ont faute de temps.

Le vrai risque, au final, ce n'est pas forcément la panne,

mais c'est l'accumulation de plein de petits éléments.

Dont de la dette technique de la dette au niveau de l'apprentissage de tes

utilisateurs, donc de tes employés et la création de systèmes parallèle.

On appelle ça du shadow IT on utilise des outils qui sont hors de

l'organisation, donc c'est un système d'information de l'ombre quelque part.

On va commencer à utiliser d'autres outils, des outils qui ne sont

pas ceux qui sont validés pour réaliser les tâches du quotidien.

À chaque fois qu'il va y avoir un nouveau tableur Excel qui va

être créé un Google Sheets, une feuille de calcul qui est là, qui va

contourner l'outil qui est en place.

C'est un symptôme qui est présent.

Ça, c'est un signal faible qu'il y a des enjeux avec les outils qui sont utilisés.

Et pour rappel, l'objectif final, c'est, toujours le même que j'avais

expliqué dans les épisodes précédents, c'est de transformer la gestion du

système d'information d'un centre de coût réactif vers un véritable

levier de performance, de résilience, de croissance pour ton organisation.

Et si tu n'écoutes pas ces petits bruits, ces signaux faibles

que tu as à droite à gauche.

Au niveau de ce système d'information.

Eh bien, tu le mets en danger et tu mets en danger ton organisation au complet.

Je vais déjà revenir sur la notion de signaux faibles rapidement un signal fort.

C'est quelque chose dont on a la certitude.

C'est visible.

C'est palpable ton bilan annuel.

Est quelque chose de figer.

Si tu vas pouvoir le voir, le consulter, tu ne plus agir en amont.

C'est un élément ou tu vas réagir de manière réactive pour corriger

par la suite, pour améliorer les choses l'année suivante.

Le signal faible.

C'est quelque chose qui est beaucoup plus discret qui est plus isolé.

Tu vas avoir des des petits éléments parsemés à plusieurs endroits qui tout

seul ne sont pas suffisamment importants pour déclencher une alarme majeure.

Mais si on regroupe plusieurs, c'est là que ça devient intéressant parce

que tu peux avoir quelque chose.

Qui peut être travailler pour une amélioration.

Je reviens rapidement sur la théorie d'Igor Ansoff qui a mis

ça en place dans les années 70.

Qui est l'un des pionniers à parler de signal faible et c'est défini comme

une information d'alerte précoce de faible intensité, souvent fragmentaire,

ambiguë et précurseur d'une tendance, d'une rupture technologique,

d'une menace ou d'une opportunité.

Si tu fais le lien avec ce que je dis juste avant.

Un signal faible au niveau de ton système d'information.

Ça devrait être perçu comme une menace et une opportunité.

Une menace dans le sens où il pourrait y avoir un incident majeur par la suite.

Une opportunité parce que si tu le détecte suffisamment, tu peux éviter cet incident,

et tu as surtout la capacité d'améliorer.

La performance de ton système d'information.

Donc si tu t'occupes des signaux faibles en amont.

Tu améliore ton système d'information et ça te permettre de créer plus de valeur

pour tes clients et par conséquence de pouvoir faire plus de ventes.

Dans les signaux faibles, J'ai cinq catégories que je vais te donner

mais juste avant, je souhaiterais te présenter quelque chose qui va te

permettre de mieux comprendre l'intérêt.

Aujourd'hui, tu as peut être une équipe de vente qui utilise

un outil qu'on appelle le CRM.

l'outil qui te permet de mettre l'ensemble des prospects de manière organisée.

Donc, chaque bond a une liste de prospect et il va suivre cette liste de prospects.

Jusqu'au moment ou la vente va être réalisée.

Donc ça, ça va avancer au fur et à mesure.

Je loin d'être un spécialiste des CRM.

J'en ai mis quelques uns en place, dont un pour moi au niveau de Holistique SI.

Et ce qu'on peut s'apercevoir assez rapidement, c'est qu'un

CRM, parfois, c'est complexe.

J'ai eu l'occasion d'en tester quelques uns, puis si il est mal configuré.

Si il met trop de temps à se charger on veut enregistrer, par exemple, un

compte rendu de réunion, quelque chose qui est très important pour le suivi

des clients, le compte rendu de réunion,

l'utilisateur, donc ton vendeur, il peut tout simplement faire le

choix d'aller ouvrir un fichier Excel à côté un document Word.

Ou un autre outil qui va trouver sur internet parce qu'il le trouve plus

facile à utiliser et mieux pour s'en suivi, ce qui fait qu'il ne va pas

compléter correctement ce CRM sur lequel toi, ton directeur des ventes

prend des décisions au quotidien ou.

Tous les tous les mois pour savoir à peu près combien de ventes il y aura dans le

mois combien de ventes on prévoit avoir dans le prochain trimestre ou semestre et

ces décisions, ça va fausser ta stratégie globale au niveau de ton organisation.

Tu vas faire une prise de décision sur des données qui sont qui ne sont pas à jour.

Qui sont obsolètes.

Donc ta prise de décision, elle est fausser.

Et ça, ça peut avoir un impact important au niveau de ton entreprise,

au niveau de ta capacité à gérer ta production, par exemple, et ça, ça peut

nuire au niveau de ton financement.

Or peut être que tu te bats déjà régulièrement avec des commerciaux

pour qu'ils remplissent le CRM et la question, c'est ce que tu as

cherché, à savoir pourquoi ils ne remplissent pas le CRM en temps et lieu.

Là, on arrive sur un élément en particulier, qui est un.

partie des signaux techniques, parce que là on a peut être un enjeu

autour de la lenteur du système.

Il y a peut être des bugs dans le CRM.

Toi, tu te retrouves avec quelque chose qui n'est pas complet à la

fin dans tes signaux techniques.

Dès que tu vas avoir des utilisateurs qui se plaignent ou que tu entends

qu'il y a des utilisateurs qui disent tel système, il est lent.

il y a une complexité dedans ou il y a des erreurs.

Quand on passe d'un écran a à un écran b, ça peut être quelque chose aussi.

De plus.

Visible avec des pannes récurrentes, un système qui redémarre un serveur

qui va redémarrer régulièrement trop régulièrement certaines instabilités

dans des outils que tu utilise ça, ça fait partie des signaux techniques.

Il y en a un sur lequel il faut faire attention.

C'est la sauvegarde.

Pour rappel, la sauvegarde, c'est le seul moyen qui te permet de de

relever si jamais tu as tout perdu.

Si ta sauvegarde avait trop de temps à se restaurer qu'il y a des

erreurs quand tu fais des tests de restauration le jour ou un gros problème.

Tu vas devoir utiliser cette sauvegarde pour restaurer ton système.

Tu vas avoir un enjeu majeur si elle est corrompue, si tu

n'arrives pas à la ramener.

Et ça, c'est dangereux parce que là c'est carrément la viabilité de

ton entreprise qui est derrière.

Si tu écoutes ces signaux faibles techniques, tu pourrais tout prendre en

amont, avoir un CRM à jour, éviter tout ce qui peut être micro pane donc

écouter les signaux faibles techniques.

Ça permet d'aligner ton environnement vraiment technologique, technique à

quelque chose qui va être fonctionnel et sur lequel les utilisateurs vont avoir

plaisir à travailler ces utilisateurs.

S'ils éprouvent trop de frustration s'ils font trop de plaintes, s'il

y a trop de soupirs, quand ils utilisent les outils quelque part,

ils vont se mettre à douter des TI.

Donc ils ont douter des technologies qui ont été choisies pour réaliser, pour les

assister dans leur tâche quotidienne.

Et là, ça va déclencher plusieurs éléments ou le deuxième.

Ensemble des signaux.

Donc les signaux humains,

c'est quelque chose auquel il faut faut faire attention.

Parce que si ta technique est pas bonne, ça vient jouer sur l'humain.

Et si ton humain, il a des frustrations, il crée de la résistance aux outils,

crée de la résistance au changement et toi ça être plus compliqué de venir

pousser des nouvelles technologies, des nouvelles méthodologies.

Parce que ce qu'ils voient, c'est que ça n'évolue pas qu'ils ont moins envie

de travailler s'ils ont moins envie de travailler, qu'il y a de la frustration.

Si on pousse jusqu'au bout des choses ça, ça peut mener à certains utilisateurs

une envie de quitter ton organisation parce qu'ils ne sont pas à l'aise à

travailler dans cet environnement là.

les utilisateurs qui qui restent.

Certains d'entre eux vont continuer d'utiliser les outils comme ils ont été

préconisés, mais d'autres vont commencer à utiliser des outils de contournement.

Et si toi tu trouves ça normal qu'ils utilisent d'autres outils qui livrent

de la valeur, tu devrais t'inquiéter de quel type d'outils utilisent.

Parce ce que là on tombe potentiellement.

Comme je disais précédemment dans la partie shadow IT.

Et quelque part, c'est une fissure au niveau des fondations de ton de ta maison,

de ton organisation, parce que cette fissure là parce qu'ils utilisent un outil

tiers que toi tu ne contrôle pas, ils ont peut être mis des renseignements sensible.

Peut être que ces renseignements, ils vont finir dans la nature.

Ça, tu peux pas le savoir.

Ça, c'est un risque non négligeable.

Ça peut mettre ton organisation en péril.

Donc cette fissure, ça va pas faire que tout va s'écrouler d'un coup, mais

petit à petit, s'il y en a plusieurs qui font du Shadow IT qui utilisent

des outils qui n'ont pas été valider qui contourne le processus initial.

Toi, ça te met à risque.

Ça te met à risque parce que tu sais pas quels outils utilisent ça te met aussi

un risque parce que tu n'as pas la bonne donnée pour prendre la bonne décision.

Tout ce qui est signaux organisationnels qui tourne autour des processus et des

manières de faire dans ton organisation.

Il faut aussi les écouter.

Puis, bien sûr, tu as tout ce qui va toucher directement au métier avec des

données qui seraient incohérentes des rapports que tu récupéres, qui ne seraient

pas forcément corrects ou il pourrait y avoir des erreurs, des traitements qui

sont de plus en plus longs ou encore des besoins de consolider l'information.

Tout ça, ça, ça vient indiquer potentiellement plusieurs éléments.

Ça peut être des problématiques qui peuvent revenir du côté technique.

Mais ça peut être aussi des problématiques qui vont revenir avec

un manque d'alignement entre tes outils techno et ton organisation et le

besoin des utilisateurs pour réaliser des tâches qu'ils doivent faire.

Là aussi, il faut se poser la question est ce que d'un point de

vue métier à mes outils sont toujours corrects, ils sont toujours alignés

avec ce que je demande aux gens.

De réaliser au quotidien.

Bien sûr, il y en a un qui est important et ça, tu devrais

prendre le temps de creuser.

Pourquoi?

Au niveau de ta maintenance au niveau des coûts, tu as peut être.

Une explosion qui peut arriver ou une complexité qui va engendrer une

explosion des coûts lorsque tu veux mettre en place un nouvel outil

Je récapitule.

Donc on a des signaux techniques, des signaux humains, des signaux

organisationnels, signaux directement au niveau du métier et des signaux

de coûts le fait de ne pas écouter.

L'ensemble des signaux et de prendre le temps de les consolider.

Et bien toi, tu mets ton organisation à risque et tu passes à côté d'occasions

de transformation et d'amélioration de la performance de ton système.

Et c'est pour ça qu'aujourd'hui moi.

Je t'invite à commencer à écouter ton environnement et

je peux t'aider là-dessus.

Je peux t'accompagner pour justement aller chercher un certain nombre de

signaux qui pourraient laisser sous s'entendre qu'il y a des problématiques

et que c'est problématique pour.

Être supprimé en prenant les bonnes actions,

tu retrouveras dans les notes de l'épisode le lien pour pouvoir prendre

une rencontre de 30 minutes avec moi qu'on puisse commencer à discuter.

Là dessus.

Donc il faut prendre le temps d'écouter.

Il faut aussi prendre le temps de consolider cette information.

Comment tu réalises cette collecte?

Je te donne maintenant deux astuces.

Deux astuces bien rapides et bien simple.

La première, c'est tout simplement de faire un sondage.

Tu vas poser un ensemble de questions pour aller chercher les irritants.

Tous ces points qui peuvent faire qu'un utilisateur pourra avoir envie

d'aller utiliser un autre outil, d'aller utiliser un outil que tu n'as

pas validé dans ton environnement.

C'est un moyen très rapide, très simple.

Deuxième élément que je te donne aujourd'hui.

C'est la centralisation.

Il est nécessaire que tu disposes d'un outil pour centraliser.

Tous les signaux que tu vas pouvoir noter, les analyser, les croiser

et derrière pouvoir avancer dans la résolution des problèmes sous-jacents.

Tu peux commencer de manière très simple.

La plupart des outils de collecte via sondage, je te propose

un export vers un tableur.

Donc tu pourrais même toi aller remplir le tableur à la main.

Donc une feuille de calcul Excel ou Google sheet ou tu peux même

directement partir avec ça.

Si tu le souhaites, c'est facile.

C'est rapide.

Par contre, il y a quand même quelques enjeux avec.

C'est n'importe qui qui a accès en écriture pour être supprimé des lignes

et tu pourrais perdre de l'information.

Tu peux passer suivant, qui est un chat.

Donc, au travers d'un Slack ou d'un teams l'information souvent, elle

va rester par contre, l'enjeu, c'est de structurer cette information

là, c'est instantané, c'est cool.

Mais ses côtés structure, c'est moins pratique.

Tu peux aller encore un peu plus loin avec un outil de gestion où tu vas pouvoir

créer quelque part des billets des taches.

Donc, Trello, Asana, tu vas retrouver dans ces outils la

capacité d'avoir un certain suivi.

Et bien sûr, si tu veux aller encore plus loin, l'idéal, c'est d'avoir

un outil de gestion de tickets.

Si tu utilises Zoho CRM par exemple, tu as la suite Zoho

one ou que tu utilises Odoo.

Normalement à l'intérieur de ces deux plateformes là, tu vas à la capacité

de gérer des demandes, de créer des billets pour, pour faire le suivi.

Tu vas avoir après des outils vraiment très spécialisés comme

Zendesk, tu en as d'autres.

Je pense que GLPI aussi doit pouvoir le faire, qui sont des outils plus

cotés à techno gestion du parc TI.

Mais le principe est que ces sont des outils de billetterie.

Donc tu as un outil de billetterie.

C'est vraiment pratique parce que ça te permet de tout automatiser de ce

côté là d'avoir une bonne collecte de l'information et je t'invite à

aller consulter l'article que je fais en même temps avec ce podcast

directement sur mon site web.

Donc https://holistiquesi.ca/e003 . zéro, Donc là, tu vas avoir accès à l'article

dans lequel je veux rajouter un ou deux tableaux pour avoir une meilleure

présentation de ces différents éléments.

Et je te donne un peu les avantages et les inconvénients.

Donc je répète https://holistiquesi.ca/e003

Je récapitule rapidement.

On a vu donc qu'est ce que c'est un signal faible par rapport à un signal

fort la différence entre les deux.

On a vu les types de signaux faibles, donc techniques humains, organisationnels,

métier, et bien sûr, autour du coût, et jeter aussi donné deux astuces rapides.

Une sur la collecte des éléments par rapport aux signaux faibles et une

autre sur comment centraliser toutes ces informations que tu collectes.

Je te donne un bonus.

J'avais prévu de donner cet élément dans un autre épisode, mais je

vais déjà en parler aujourd'hui.

C'est un point important qui est autour de la.

Culture de ton organisation, il faut que des utilisateurs soient intéressés

ou tout du moins, n'aient pas peur de partager ce type d'information.

Ce type d'irritant.

Il faut que tu aies l'esprit dans le sens comment on peut s'améliorer dans

le sens amélioration continue tel que décrit par Deming avec sa fameuse roue du

Plan Do Check Act, il faut que tu sois.

Tourné vers une optique de l'amélioration et de la résolution de problèmes.

J'en ferais un épisode plus complet là dessus, mais c'est un point important.

Je me voyais mal terminer l'épisode sans en parler.

Si tu as cet esprit qui permet à l'utilisateur de se dire auquel on

est dans une culture d'amélioration.

Ça va être beaucoup plus facile pour toi de collecter ces signaux faibles.

Et si jamais tu as un besoin de faire auditer ton système d'information,

ça va être même l'épisode quatre.

Je vais parler plus précisément des audits, des systèmes d'information,

dans une réalité de PME.

Je t'invite à aller écouter cet épisode quatre.

Et dans le cas, ou tu ne souhaites pas passer par une firme vraiment

spécialisée dans les audits et que tu souhaites quand même.

Disposer d'un premier avis de ton environnement avec une vision

holistique qui s'est prendre en compte la partie métier, la partie

techno et l'aliment stratégique.

Je te propose de me contacter.

On peut y aller avec une session de coaching si tu le souhaites ou je vais

pouvoir donner et approfondir ce que j'ai donné aujourd'hui dans ce podcast.

Donc je donner aurait plus d'éléments pour aller chercher ces signaux faibles

et commencer à réaliser un audit par toi même de ton environnement.

Si tu souhaites aller plus loin que ce coaching, on peut aussi

regarder pour un accompagnement plus complet autour de ton environnement,

de ton système d'information.

J'espère que cet épisode a fait plaisir et que tu as appris des nouvelles choses.

Et ça, j'en suis certain.

Je t'invite à t'abonner si ce n'est pas déjà fait et je te

souhaite un bon vent numérique.